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利玛软件信息技术有限公司 物流分销管理一体化系统应用案例 ――双星轮胎有限公司项目实施与应用 一、双星轮胎简介 双星轮胎工业有限公司创建于1995年，隶属双星集团。占地面积1600亩，建筑面积50万平方米，资产总额16亿元，拥有职工7000余人，组织机构主要包括：业务处、综合处、运输处、财务处、三包服务办公室、五大库区及生产车间等。在首届全国优秀企业家汪海总裁的带领下，双星以"敢为天下先，勇创第一流"的胆识和魄力，以双星市场理论为指导，以市场为主线，以名牌为核心，以全球化营销为目标，积极实施名牌扩张战略。
现在公司主要产品有双星、华青、远征、奥森四大品牌，全钢载重子午线轮胎、斜交载重轮胎、大型工程轮胎、轻卡轮胎、农业轮胎、内胎垫带六大系列300多个品种。
公司视产品质量为生命，产品通过了CCC国家强制性产品认证，ISO9002、QS9000、欧美汽车工业标准ECE和DOT、巴西INMETRO、沙特GCC等国际质量体系认证，成为中国同行业中，产品获准进入国际市场范围最大的企业之一。现已形成了90多家总代理、销售面积覆盖全国，具有良好发展潜力的市场网络，并远销东南亚、中南美及中东等80多个国家和地区。 n 双星轮胎信息化建设是硬道理“不管说三道四，双星发展是硬道理”，这是双星轮胎的经营理念，也是指导工作的坐标。从中我们能够体会到双星人寻求发展、敢于挑战、积极进取的精神。随着营销渠道的拓展和市场份额的增长，双星人更加明确的意识到要在瞬息万变、激烈竞争的市场中长远立足，必须利用信息技术替代传统的管理模式。突破单位间和地域间的局限，实现网络化和全球化，以高效的信息通道和企业局域信息网支撑的信息经济为核心，是双星轮胎获得更广阔、更长远发展的必由之路，信息化建设势在必行。 二、 项目实施背景 现代社会企业面临内、外环境的发展与变化。及时对企业面临的内因与外因进行分析并作出调整是提高企业持久发展的重要因素。下面就企业存在的问题进行分析说明： 1、内因—管理制度不健全，业务不规范，手工作业模式存在弊端：
双星轮胎采用系统管理之前，进销存一切业务均采用手工记账。业务不规范、管理制度不健全，影响了工作效率和数据核算的准确性。具体表现为：销售作业信息反馈速度慢、库存预测不准确、渠道管理困难、库存成本过高、决策数据不准、货品运输错误率较高、运输成本较高，经常出现延期发货现象。例如：每日轮胎入库数量多，且胎号位数较长、库存人员进行胎号录入的工作量大，错误经常发生；原始手工数据错误率高，数据核查困难，渠道间串货现象难于控制；由于库存数据量大，手工计算速度慢，核算数据不准确，且存在人为改动盈亏数据等问题，所以厂部无法在繁多的数据中进行查实核对，从而导致信息滞后，造成误差的逐级放大最终使各类统计报表数据偏差较大，企业不能根据经营状况及时调整营销策略。
手工运作存在的问题及弊端显而易见。我们要提高管理水平，降低成本，增加效益，唯一的出路就是结合软件系统进行企业管理。
2、外因—市场竞争的压力
近几年来，随着市场竞争的不断加剧，我们逐渐体会到信息和时间已经成为越来越重要的竞争因素。管理手段落后，信息不流畅，最终会导致企业出现资金匮乏、库存积压、成本偏高、销路不畅等问题。业务流程不顺畅，众多的信息不能及时传递，造成了时间延误、应收款不能及时收回、坏账损失加大、经济效益受损。我们企业要想生存、发展，增强在市场上的竞争力，就必须依靠自身管理制度的规范和软件系统的协同来完成经济效益的快速提升。因此，公司重新制定管理制度、规范业务流程并采用先进科学的现代化管理手段，应用计算机实现全方位的企业管理。使管理制度、业务流程、系统三者有机结合，相辅相成。 综合以上原因，双星轮胎面对内外环境的要求，必须利用信息化建设来规范流程、提高管理，使企业走上现代化管理的道路，这也是我们进行此项目的目的。 面对企业的诸多问题，经过与同行业的企业进行比较和实地考察，在项目启动前初步确定了信息化建设的目标： 1.规范业务操作，完善业务流程：销售的各个环节（售前、售中、售后）都能有效进行控制；销售、库存、配送、退赔、应收等各项业务都能进行有效运转。 2.人员职能的优化与合理化：按系统设定人员的操作范围，有效对作业的各个环节进行控制。 3.加强管理水平，提高营销渠道的监管力度，增强企业综合实力，为企业发展提供持久动力。 4有效控制串货和假货现象的发生，降低理赔率。 5.通过理赔服务对轮胎质量问题进行统计分析，为生产部门提供技术分析数据，促使生产部门改进工艺，提高产品质量。 6.加强胎号管理，降低胎号错误率，保证胎号与客户的一一对应。 经过软件公司对轮胎进行充分的需求调研后，针对轮胎公司渠道管理漏洞多、胎号管理混乱、客户退赔管理比较薄弱等问题提出了具体解决方案，有效解决了业务、管理中的难点问题。 三、 双星轮胎项目的实施利玛软件信息技术有限公司（以下简称：“利玛公司”）非常注重为客户提供优质的实施服务，根据双星轮胎项目的实际情况提供： l 优秀的方案设计。 l 科学的实施方法。 l 连续的系统升级。 通过物流分销管理一体化系统的实施，使双星轮胎对分销网络加强管理，实现对网络前端现场数据收集、汇总、分析，及时把握销售、物流管理规律和趋势，利用信息技术支撑庞大的信息收集和处理，使企业管理水平提升到更高层次。首先，利玛公司在双星项目实施前就将预先制订完的实施规划提交给用户，为后续工作奠定了坚实的基础，起了主导作用。它主要包括：实施总则、实施方法、实施进程安排等内容。 1.实施总则双星轮胎物流分销管理一体化系统的建设是一项复杂的系统工程，它不仅牵涉到计算机软、硬件系统的实施，更重要的是一项管理工程，必须作好充分的系统分析、流程设计，并在此基础上，进行充分的人员培训，才能保证系统有效的运行，最终达到提高管理效率的目的。具体来说，我们将遵循以下总则进行项目实施： Ø 保证操作流程设计的现代化和双星轮胎实际应用需要的充分结合； Ø 保证人员培训的深入性和广泛性； Ø 保证工程工期执行的严格性； Ø 保证软件开发的高质量和验收测试的全面性； Ø 保证系统维护的连贯性、及时性和有效性； Ø 保证系统升级和二次开发的先进性； Ø 保证双星轮胎人员实施过程参与的全程性和深入性。 此外，在工程实施过程中，还将坚持“应用第一”的原则，优先保证最急需的功能得到最先实现，以保证企业的实际应用需要。 2.实施方法根据软件工程的原理，企业级计算机应用系统的开发和实施可以有两种方法，即：“生命周期法”和“原型法”。 利玛公司在多年的实践过程中，总结出了一套实用、先进的工程实施方法：“生命周期+产品原型”法。这种方法以利玛公司现有的“利玛物流分销管理一体化系统”为基础，结合生命周期法的工程阶段划分方法，将每个阶段的工程实施都建立在成熟的产品技术基础之上，每个阶段的讨论，都先由利玛公司的工程人员根据双星轮胎的需求提出相应的解决方案，然后，再一起和双星轮胎的相关人员进行讨论修改，这样做将会带来下面几个方面的好处： l 实现了工期的可控性； l 由于每个阶段都能应用成熟的产品方案，保证了实施的快速性； l 由于讨论中，双星轮胎人员的充分参与，保证了系统的实用性； l 可随时对任何一个阶段的工作成果进行修改，保证了工程实施的灵活性。 3.实施规划实施规划是整个项目实施的纲领性文件。项目规划的设计与确定由项目经理主持，会同有关人员在项目主管的领导下进行。项目规划完成后，项目经理全面负责其实施、检查和根据需要进行必要的修改及调整。 n 建立项目实施档案 自双星轮胎物流分销管理一体化系统实施启动之日起，由项目组相关负责人建立“双星轮胎物流分销管理一体化系统实施档案”，其中包括：时间、实施阶段内容、双方实施人员、过程交互记录、处理方式与结果、实施阶段性成果等主要内容。为双方在实施过程中监控与跟踪奠定基础。 n 项目组织机构与人员 项目组织机构是实施本项目所需要的人员策略和组织机构。项目总体组织结构如图所示： n 实施计划 有效构建并合理实施一个完整的项目计划，需做的工作主要包括：了解项目的整体流程、制订完善的实施计划书、制订严谨的项目开发周期（可分为:季<分月>工作进度计划、月<分周>工作进度计划、周<个人>工作任务单）、组织高效的项目队伍、有效掌握项目实施过程中的成本预算与控制（由企业决定）、合理调配各部门的资源、全方位监督项目质量、纠正项目开发中的错误，及时调整项目方向和进行项目的总结等。实施计划流程如图所示： 4.实施中出现的问题及解决办法 n 在需求调研过程中，获取真实、详细、全面的资信颇费周折。 由于双星轮胎部门和人员较多且业务联系往复，许多工作人员既要完成本职工作，又要协助实施人员的调研工作，这给双方都造成了很大压力，实施进度受阻。此时，利玛公司根据以往项目实施经验，采取“先整体，后局部”的调研方法，在双星轮胎于总的大力支持下，首先召集各业务部门经理与实施人员进行沟通，包括：各部门的组织结构、业务流程、实际管理中存在的问题及预期目标等。从而不仅实现在短时间内就将双星轮胎的每个部门及部门间的业务流程有了初步的掌握，而且节省了双星人员的宝贵时间。基于对整体业务把握的基础上，开始逐个部门进行深入调研，目的是：掌握各员工的岗位职责、确认业务流程、听取建议等，在整个过程中，利玛公司实施人员会依据已知的流程去走访相关业务员，双星员工只需在本岗位上，边工作边演示业务流程或内容，这样在不耽误工作前提下，既协助了调研工作，又使调研结果真实准确，一举两得。 n 基础数据收集困难。 由于基础数据的收集要占实施工作量较大一部分，特别是轮胎胎号的管理，因为每个轮胎均由唯一的胎号与之对应，这对客户退赔服务、防止销售中串货、出入库等业务尤为重要。但是，由于双星轮胎品牌、种类繁多，数据采集的真实性与可靠性难以保证。在这种情形下，双星领导决定进行数据整理工作，制订详细的轮胎胎号编码规则，例如：编码长度、代码含义等。使基础数据的收集工作得以高效率进行。 n 员工对系统认识与应用水平不一。 员工对信息系统的理解和计算机应用水平不一，造成系统培训难度较大。面对如此情况，利玛实施人员采取培训“三步走”计划：第一步理解系统，使员工在宏观上有一定认知，清楚本职业务在系统中处于哪个环节。第二步强化原理培训，要求员工根据系统中的流程和操作，具体应用到实际工作中去。第三步应用培训，将系统切实贯彻到日常工作中，使员工对业务的执行与系统的操作融会贯通。 5.项目顺利实施的关键在整个项目实施过程中，自始至终都需要充分认真的筹备和耐心细致的推进工作，并有多方人员的配合才能使项目顺利的实施。其中，有几点尤为关键： l 细致的需求分析是项目实施成功的必要前提。 在系统需求设计阶段，真正深刻掌握双星在管理中存在的问题和潜在的需求尤为重要。如果这个环节做的模糊或不完整，将为系统设计和客户化开发带来一系列的障碍，所以双方在需求调研工作中要进行积极、有效、主动的沟通，这是必不可少的过程。需求掌握的具体而全面，才能是系统确实解决双星的实际困扰和难点。 l 业务流程的变革是保证项目顺利实施的关键。 由于传统管理思想和方式的影响，系统的实施应用不仅涉及业务操作习惯的变化，更大的困难是来自业务人员对这种变化的认同和由此带来的部门之间、岗位之间职责与权利的调整。新的管理方式需要新的业务流程模式支持，这种模式必须用大力度执行下去。 l 加强人员培训是系统良好运行的重要保障。 双星系统的实施与运行同时也是对企业人才结构和素质的考验。在整个项目实施过程中，始终贯彻“培训、培训、再培训”的思想，并注意落实。经过大量系统性、全员性的学习与培训，不论是双星的管理者还是具体的操作员都对系统的认识逐步加深，在思想意识与操作层面上均能达到系统要求。 l 领导高度重视需要贯穿系统实施的全过程。 任何项目的实施都不是“短、平、快”工程，需要企业领导层全程性高度重视。在实施过程中起到积极推动、排除阻力、提出决策的作用，确实投入到系统实施全过程中。 四、 项目实施后的收获 项目实施后取得了较好的效果，不仅控制了各级分销网络的运营成本，还使企业业务更加规范、管理更加有序，实现了企业分销的信息化管理。使我们从业务流程的优化、数据的及时传递与共享、管理制度的完善等方面深刻体会到信息化为企业的管理带来的诸多好处。下面就从几个方面作一表述： 1.数据共享与信息集成 基础数据的统一管理，保证基础数据只有一个来源，各子系统输入的原始数据被所有部门和应用领域所共享。从客户销售单的录入到客户应收账款的记录，系统按业务流程将销售数据依次传入各相关子系统并由相关部门进行处理，实现了数据的共享和信息的有机集成。 2．加强库存管理，保证库存数据的一致性 库存管理系统通过对双星现有全部库存作业的管理，规范入库、出库、盘点和调拨、退库、退损作业，保证库存数据的准确性。库存管理体系的建立，通过对库存超储，积压，盘库等的操作，减少了库存的积压，控制了库存资金的占用。 3. C/S、B/S结构的混合运用，提高销售网络管理 通过对销售业务流程的管理，实现了企业与客户数据的实时传递，以客户为中心，以市场为导向，建立起各级营销渠道间的物流、资金流、信息流的顺畅物流分销管理信息系统。混合结构的应用使数据传输更加便捷，使以前的异地退赔业务直接通过网络数据传输进行现场胎号核查处理，避免了理赔商品回厂进行查对所造成的成本费用增加，及时对经销商间的串货现象和其退赔业务进行有效的处理，满足了企业和客户对数据的查询要求，提高了销售网络的敏捷性。 4．运用轮胎胎号管理，提高工作效率，降低错误率，使销售管理更加流畅。 轮胎胎号是轮胎管理的一个瓶颈，也是后续业务得以正常进行的基础，系统提供的自动批量生成胎号的功能使作业人员提高了胎号录入的效率和质量。利用胎号管理可以将胎号对应到所属渠道，在销售过程中对渠道间的串货现象进行有效的控制，最终实现渠道销售的规范操作。 5．规范售后服务，提高企业信誉，有效控制成本。 经销商利用轮胎企业退赔比例较高的实际情况利用地区差价进行导货销售，在退赔时利用胎号管理的漏洞将串货轮胎和假货轮胎返厂进行退赔处理，渠道间的串货及假货给企业造成较大的损失，良好的退赔管理，不仅能有效控制渠道间的串货及假货现象，保证企业的利益不受损失，而且能对客户的退赔要求及时响应，并利用系统提供的退赔处理将客户退赔数量与金额进行相互换算，实现商品间的退赔转换，使售后业务快捷、准确进行。售后业务通过系统进行统一管理后，轮胎的退赔比例明显下降，退赔商品通过折算处理后，可以方便的对客户退赔商品进行折换处理，使退赔处理逻辑更加合理，业务处理更加便捷。 6.退赔统计为生产部门进行技术分析提供依据，实现工艺改进，提高产品质量。 通过退赔管理，可以根据检胎报告统计将各种质损原因归类并作为技术部门进行工艺改进的依据，使退赔与生产紧密关联，产品按市场反馈信息及时调整工艺流程，保证产品质量，降低产品退赔比例，提高了产品在市场中的竞争力。 | 